为进一步明确和规范因公出国（境）人员护照、签证的申办工作，特制定本程序。

一、出国任务批件的申办

申办出国任务批件所需材料：

1．邀请函及其翻译件

邀请函必须是从出访国（地）本土发出的，邀请人必须是前往国公民并具有合法资格，邀请函必须用邀请单位的公文纸打印，上面有邀请单位的名称、地址、电话和传真号码，邀请函中应写明被邀请出访的理由和目的，邀请人数、被邀请请人姓名、年龄、工作单位、职务、在国外时间（含日程），费用由谁负担等。邀请函一般需使用英文或当地文字，收到邀请函后应将邀请函翻译成中文并打印。

2．单位公文。根据邀请函由国际交流处负责起草公文。公文的内容主要包括出访路线、在外时间、拟出访日期、费用负担、出访人数、出访人员姓名、性别、年龄、工作单位、职务、对外身份等。

3．其他有关材料。出国执行项目，应附上项目合同，如执行设备引进、劳务、培训等项目；出国参加国际会议应有单位的保密审查和论文摘要。

二、出国任务确认件的申办

1．我校人员因工作需要参加中央部门和外省市人员组团出国（境）执行公务，应事先征得学校同意，学校收到中央部门和外省市有出国任务审批权的部门出具的因公出国任务批件和任务通知书后，报湖南省外办确认并出具任务确认件。参加组团人员的护照由省外办办理，签证由组团单位办理。

2．因工作需要，中央部门和外省市人员参加我校组团出国（境）执行公务，应事先征得被选调人员所在单位同意，由湖南省外办向其所在单位发出任务通知书，被选调人员根据任务通知书在当地办理任务确认件和护照，由我省统一申办签证。

三、赴香港、澳门任务的审批

    赴港澳人员在港、澳停留1个月以内的，由省外办征求新华社香港、澳门分社意见，1个月以上6个月以内的由省外办向国务院港澳台办报批，获得批准后由省外办出具任务批件。6个月以上和多次往返香港、澳门人员由省外办报国务院港澳办审批（单位附出国人员审查表）并出具任务批件。

办理赴港澳任务批件和办理出国任务批件手续一样，须有邀请函、单位公文等，然后报省外办审批。

四、出国人员批件的申办

我校出访人员在办理出国任务批件或任务确认件后按下列程序办理人员批件：

1．副校级领导干部填写“因公出国（境）人员备案表”，由校党委书记签字后报湖南省委组织部审批；

2．处级以下（含处级）人员由校组织部审批。审查同意后，出具《因公出国及赴港澳人员审查批件》。

五、因公出国护照的申办

申办护照所需材料：

1．出国、赴港澳任务批件和人员批件；参加中央部门或外省市组团的我校人员须持有《出国、赴港澳任务通知书》、《出国、赴港澳任务批件》和在我省申办的《出国、赴港澳任务确认件》以及人员批件；

2．由经办人根据上述批件填写《申请出国签证事项表》，申请护照卡1人1张，出国人员的近期小2寸正面免冠半身平纹黑白照片2张；

3．参加我校组团的中央部门或外省市人员须呈交其所在部门或省市有关审批部门出具的出国、赴港澳任务批件、人员批件和护照等。

4．有护照的人员须将护照一并交省外办护照室；

所有批件必须是有效原件，不得超过有效期，不得有任何涂改。

六、因公出国签证的申办

因公出国申办签证，必须有《出国、赴港澳任务批件》、《出国及赴港澳人员审查批件》、有效护照和由前往国家和地区发出符合要求的邀请信函（原件）。我校出国人员在办理完任务批件、人员批件和因公护照后，统一由省外办代为办理签证。单位或个人不得擅自找其他单位或个人代为办理签证。

办理签证需呈交下列材料：

1．            任务、人员批件原件

2．            申请出国签证事项表原表

3．            护照（需本人签名）

4．            邀请信原件

5．            外国使馆签证申请表

注：

1。前往免签国家或落地签证国家，省外办在颁发护照时出具《出境证明》，无《出境证明》我边检站将不予放行；

2．因公出国人员需要途经香港转机时，在出发前要在省外办开具《途经香港证明》，无《途经香港证明》，我边检站将不予放行过境。